Os documentos fiscais para o transporte de cargas são registros utilizados para comprovar as movimentações de mercadorias, e são parte fundamental do plano de controle fiscal e logístico.

O sistema fiscal brasileiro é conhecido por sua burocracia – que inclui uma grande quantidade de impostos em diferentes níveis e uma legislação tributária complexa que está sempre em constante mudança.

Dessa forma, empresas envolvidas com o comércio e logística precisam lidar com essas documentações fiscais de forma regular para conseguirem fazer o controle das operações da organização.

Quer conhecer quais são as documentações fiscais essenciais e exigidas para o transporte de cargas e como é possível fazer um bom gerenciamento delas? Continue no texto e confira. Boa leitura!

Documentos fiscais para o transporte de cargas: conheça os principais

Como vimos, os documentos fiscais para o transporte de cargas são importantes para a gestão fiscal e operacional das empresas. Apesar de sua complexidade, eles possuem diversas finalidades.

Por serem comprovantes das operações de transporte de mercadorias, eles documentam o envio, o recebimento e a movimentação que ocorre entre eles. 

Esses documentos registram informações importantes sobre as mercadorias transportadas – como quantidade, valor, origem e destino –, o que permite que as autoridades fiscais monitorem as transações comerciais e garantam o correto recolhimento de impostos, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Essas ferramentas de gestão operacional fornecem dados relevantes para o planejamento logístico, controle de estoque, gestão de frota e avaliação do desempenho dos transportadores.

Eles especificam detalhes sobre o trajeto, informações do transportador, veículo utilizado e localização. Dessa forma, é possível acompanhar todo o status da mercadoria e assegurar a segurança jurídica para as operações.

Quais os principais documentos fiscais para o transporte de cargas?

Para o transporte de cargas, existem diferentes documentos fiscais que são necessários para cumprir as obrigações legais e facilitar a movimentação das mercadorias. 

Veja a seguir os principais documentos exigidos:

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e é um documento fiscal eletrônico utilizado para documentar a prestação de serviços de transporte de cargas, sendo obrigatório para o transporte de cargas intermunicipal, interestadual e internacional.

Ele substitui documentos que eram utilizados anteriormente – como o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CRT), Conhecimento Aéreo, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (CTAC), entre outros.

Sua emissão é realizada pelo transportador e contém informações sobre a carga, como:

• Dados do emitente e do tomador do serviço;
• Descrição da carga;
• Rotas e modalidades de transporte.

O CT-e possui um número único de identificação e é armazenado eletronicamente no Ambiente Nacional do CT-e (ANTT), garantindo sua autenticidade e validade jurídica.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é um documento fiscal que registra a venda de mercadorias entre empresas. Ela é emitida e armazenada eletronicamente, acompanhando as mercadorias durante todo o trajeto.

Ela contém informações detalhadas sobre a operação, como descrição dos produtos, valores e impostos incidentes, além de outros dados sobre a transação comercial:

• Identificação do vendedor e comprador;
• Descrição dos produtos;
• Valor total da operação.

Sua emissão é obrigatória para empresas que realizam operações de venda de mercadorias sujeitas à tributação do ICMS e/ou ISS. Ela deve ser gerada por meio de um software emissor autorizado pela SEFAZ e transmitida online para obtenção da autorização de uso.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O MDF-e é um documento que reúne informações de diversos documentos fiscais relacionados ao transporte de cargas, como NF-e e CT-e. Ele é obrigatório para quando o transporte carrega mercadorias de diferentes remetentes ou destinatários.

Esse documento contém basicamente as mesmas informações presentes na NF-e e CT-e, além de dados do veículo e do motorista.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE é um documento físico que serve como comprovante da operação e acompanha a mercadoria durante o transporte, servindo como uma representação simplificada NF-e. 

 Ele contém informações resumidas da NF-e, como chave de acesso, dados do remetente e destinatário e descrição das mercadorias, permitindo a identificação e o acompanhamento das mercadorias em trânsito. 

O documento também conta com as básicas informações presentes na NF-e, além de outros dados essenciais, como a chave de acesso.

O DANFE não substitui a NF-e, mas é um complemento que facilita o acompanhamento das mercadorias durante o transporte e pode ser exigido em várias situações, como em postos fiscais de fronteira e em empresas transportadoras.

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

O DACTE é um documento físico que acompanha o CT-e durante o transporte das mercadorias, e serve como sua representação simplificada. Ele contém informações resumidas do CT-e e serve como comprovante da prestação do serviço de transporte.

As informações contidas nele também são muito parecidas com as do CT-e, e ele deve ser emitido em papel comum a ser afixado na embalagem da mercadoria de forma visível e acessível.

Otimize a emissão da GNRE 

Em meio a tantas documentações, uma das grandes dificuldades dos gestores hoje é conseguir otimizar a logística das empresas com os documentos fiscais para o transporte de cargas.

Para essa finalidade, existem algumas estratégias que as empresas podem implementar para agilizar significativamente a emissão da GNRE. Dessa forma, aprimorando a logística do transporte de cargas e garantindo maior eficiência operacional. Veja a seguir:

• Utilização de Software. Investir em um software especializado em gestão tributária e emissão de documentos fiscais é fundamental para agilizar significativamente o processo de emissão da GNRE. 
• Treinamento da Equipe. É importante que a equipe encarregada pela emissão da guia esteja plenamente treinada e preparada para lidar com esses procedimentos e ferramentas disponíveis que ajudam na eficiência da otimização.
• Integração de Sistemas. Integrar o sistema da empresa com os sistemas das Secretarias da Fazenda pode facilitar a comunicação e o compartilhamento de dados necessários para a emissão da GNRE. 
• Configuração de Regras Automáticas.  Configurar regras automáticas dentro do sistema de gestão da empresa pode acelerar o processo de emissão da GNRE reduzindo a necessidade de intervenção manual.

Essas são algumas práticas que facilitam a emissão da GNRE, e que contribuem otimizando assim a logística relacionada ao transporte de cargas, garantindo maior eficiência operacional.

Entretanto, você pode otimizar ainda mais esse processo utilizando uma tecnologia especializada na emissão de guias de tributos. Te apresentamos a Flux-it!

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