Tax Transformation e seu impacto na área tributária

Por muito tempo, os impostos eram encarados como um “mal necessário” pelas empresas – que se limitavam a realizar o recolhimento, negligenciando um bom planejamento. Porém, o tempo mostrou que buscar a eficiência no departamento tributário traz diversos benefícios para as organizações – que refletem diretamente nos resultados financeiros. E é neste contexto que surge o conceito de tax transformation.

O setor tributário deve ser encarado como uma área prioritária quando as organizações implementam projetos de transformação digital. A tecnologia pode promover uma verdadeira revolução na forma como os processos são executados – reduzindo o tempo gasto e aumentando a eficácia. A partir disso, os profissionais podem se dedicar a atividades estratégicas que geram mais valor para a empresa.

Quer entender melhor o movimento de Tax Transformation e seu impacto na área tributária? Confira ao longo deste artigo!

O que é Tax Transformation?

Tax Transformation é um conceito que se refere à transformação digital no setor tributário. Ou seja, estamos falando da aplicação de tecnologias digitais e soluções inovadoras para otimizar e melhorar os processos tributários dentro de uma organização.

Essa abordagem envolve a incorporação de tecnologias digitais como inteligência artificial, automação de processos robóticos (RPA), análise de dados, computação em nuvem e outras ferramentas digitais para aprimorar a eficiência, a precisão e a transparência dos processos tributários.

Na prática, o tax transformation pode abranger diversas áreas, incluindo automação de cálculos tributários, relatórios automatizados, gerenciamento de conformidade tributária, arquivamento digital de documentos fiscais, análise de dados para insights e muito mais. O objetivo é simplificar processos complexos, melhorar a precisão dos cálculos e relatórios, reduzir erros e aumentar a eficiência operacional geral no gerenciamento de questões tributárias.

Ao adotar a transformação digital no setor tributário, as organizações podem beneficiar-se de uma gestão mais eficaz e eficiente de suas obrigações fiscais, além de obter uma visão mais clara e abrangente de suas atividades financeiras e fiscais, contribuindo para a tomada de decisões estratégicas mais informadas.

Encontrando soluções para os desafios da área tributária

Cada organização é diferente, portanto a aplicação da tecnologia no setor tributário também pode diferir. No entanto, existem muitos desafios comuns vivenciados pelos profissionais que podem ser solucionados com o tax transformation. Veja só alguns exemplos:

• “As pessoas da nossa equipe passam muito tempo realizando tarefas manuais para apoiar nosso processo de conformidade fiscal – como podemos reduzir isso?”
• “A organização tem dificuldade em obter os dados necessários para preparar as declarações fiscais – e os dados geralmente vêm de muitas fontes diferentes. Existe uma maneira melhor?”
• “Precisamos gastar muito tempo todos os meses a verificar, ajustar e/ou reconciliar dados para garantir a precisão das nossas declarações fiscais. Mesmo assim, muitas vezes ficamos preocupados que isso possa não estar correto.”
• “Nosso departamento parece gastar muito do seu tempo tentando obter informações do negócio, gerenciando problemas fiscais para transações que já aconteceram; como conseguiremos tempo para evitar que problemas surjam em primeiro lugar?”
• “Grande parte do tempo dos profissionais é consumida somente para calcular impostos, emitir guias e fazer pagamentos. Como gerar mais tempo livre para realizar outras atividades mais estratégicas?”
• “O orçamento da minha organização não será suficiente para me permitir contratar novas pessoas para me ajudar a resolver alguns dos nossos problemas existentes.”

Esses desafios destacam os problemas que a maioria das organizações encontra e sugerem por que muitas recorrem a soluções tecnológicas para ajudar a resolver ineficiências nos sistemas e/ou processos atuais, para garantir maior precisão ou insights, ou para mitigar riscos potenciais.

Conhecer o problema que você está tentando resolver por meio da tecnologia é um primeiro passo crítico na jornada. Para usar uma analogia, se uma pessoa quiser evitar gastos desnecessários, ela pode preferir escrever uma lista de compras antes de entrar na loja. O mesmo acontece com a tecnologia. Saber qual é o seu problema antes de embarcar na jornada ajuda a mapear o caminho certo para chegar lá.

Benefícios do Tax Transformation

A implementação da transformação digital no setor tributário pode trazer uma série de benefícios específicos para uma empresa brasileira. Alguns desses benefícios incluem:

• Automatização de processos tributários e fiscais. A implementação de soluções digitais permite a automação de muitos processos, reduzindo a carga de trabalho manual e melhorando a eficiência operacional. Isso pode incluir a automação de cálculos tributários, preenchimento de formulários, geração de relatórios e outros processos relacionados.
• Redução de erros e riscos de conformidade. Com a automação, há uma redução significativa na possibilidade de erros humanos nos processos tributários. Isso ajuda a garantir uma conformidade mais precisa com as regulamentações tributárias, evitando multas e penalidades associadas a não conformidade.
• Melhoria da velocidade de processamento. A transformação digital pode acelerar o processamento de informações fiscais, reduzindo o tempo necessário para lidar com tarefas relacionadas a impostos. Isso permite uma tomada de decisão mais rápida e oportuna com base em informações atualizadas.
• Maior transparência e visibilidade. As soluções digitais podem oferecer maior transparência e visibilidade sobre as transações fiscais e financeiras da empresa. Isso pode ajudar a empresa a identificar áreas de risco e oportunidades para otimização fiscal.
• Redução de custos operacionais. A automação e a simplificação de processos tributários podem levar a uma redução nos custos operacionais, liberando recursos que podem ser realocados para outras áreas estratégicas da empresa.
• Melhoria da governança e conformidade. A implementação de soluções digitais pode melhorar a governança corporativa, proporcionando uma trilha de auditoria clara e transparente. Isso pode facilitar o cumprimento das regulamentações fiscais e a comunicação com as autoridades fiscais.

A estrutura da transformação tributária

Para implementar o conceito de tax transformation, é importante conhecer a estrutura ideal para alcançar uma função tributária habilitada pela tecnologia. Veja só:

1. Soluções relacionadas à conformidade

Soluções relacionadas à conformidade referem-se às tecnologias que ajudam você a executar as funções tributárias e fiscais com mais eficiência. Isso inclui processos que vão desde a emissão automática de guias de recolhimento de impostos até a preparação e armazenamento das declarações fiscais com mais segurança.

Essas soluções podem ajudar tanto com impostos específicos como com toda a gama de declarações fiscais, desde o recolhimento correto dos tributos até o envio das declarações fiscais e contábeis para o Fisco.

2. Soluções relacionadas a insights

As soluções relacionadas com insights referem-se à ampla categoria de soluções tecnológicas que fornecem maiores insights sobre a precisão dos seus dados fiscais, ajudando a identificar antecipadamente potenciais riscos fiscais e permitindo identificar erros ou inconsistências nas suas declarações fiscais.

3. Soluções de gerenciamento de processos

As soluções de gestão de processos são aquelas que ajudam a gerir um processo específico ou um processo ponta a ponta, disponibilizando a informação certa à pessoa certa no momento certo. Mais especificamente, essas soluções podem ajudar a gerir o fluxo de trabalho dentro do setor tributário, fiscal e financeiro.

Não são soluções que “fazem” alguma coisa, no sentido de que estão mais focadas em facilitar e otimizar o processo, em vez de alterar os resultados do processo. Como tal, podem não fornecer informações sobre os seus dados fiscais e podem não preparar as declarações fiscais de que necessita. Em vez disso, ajudam a gerir estes processos, ajudando a sua organização a operar de forma mais eficiente.

4. Acessórios, componentes ou infraestrutura

Quando falamos de acessórios, componentes ou infraestrutura, estamos nos referindo às soluções de hardware ou software que normalmente são incorporadas para permitir ou facilitar a automação dos processos.

Os exemplos incluem soluções que gerenciam o processo de extração de dados, ajudam a fornecer visualizações de seus dados ou aquelas que permitem armazenar dados, como computação em nuvem.

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Veja só as vantagens da automação dos tributos:

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• Suporte humanizado
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Texto escrito por Vinícius Macedo Silva.