DANFE – Entenda a sua função e importância

A DANFE é o documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, que equivale a versão impressa simplificada da NFe, portanto, ela acompanha as mercadorias quando são vendidas aos clientes finais e é obrigatória no transporte de produtos e mercadorias.

Entender a importância da emissão e do controle da NFe faz com que não gerem ônus aos contribuintes.

Então, precisamos começar a entender o que é NFe para compreender a função e importância as DANFE.

O que é a NFe?

Conforme a Ajuste SINIEF 07/05, institui a NFe – nota fiscal eletrônica, modelo 55, bem como o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), e sua finalidade é substituir a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, e a Nota Fiscal de Produtor, modelo 4.

Cláusula nona Fica instituído no Documento Auxiliar da NF-e – DANFE, conforme leiaute estabelecido no MOC, para acompanhar o trânsito das mercadorias acobertado por NF-e ou para facilitar a consulta prevista na cláusula décima quinta.

• 1º O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, de que trata o inciso III da cláusula sétima, ou na hipótese prevista na cláusula décima primeira. 

O arquivo magnético (XML) é a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e a DANFE (Documento Auxiliar da NFe) é um espelho da Nota Fiscal Eletrônica, onde constam os dados de acesso da operação.

Para que a NFe – nota fiscal eletrônica, tenha validade jurídica, é necessário contar com uma autorização de recepção do Sefaz – Secretaria da Fazenda do estado do emitente e da assinatura digital do remetente, antes da saída e consequente da circulação das mercadorias. Além desse pré-requisitos, devem ser analisadas as seguintes informações:

1. Numeração sequencial;
2. Data de saída, seguindo as regras trazidas no Regulamento do ICMS do emitente.

Embora não haja um prazo limite para inclusão da data de saída, é possível que uma operação muito tardia implique problemas de fiscalização, pois o agente fiscal poderia descaracterizar o documento fiscal, por entender que houve a utilização de uma mesma NFe para acompanhar mais de uma operação fiscal.

Qual a diferença da DANFE e a NFe?

Como seu próprio significado diz a DANFE é um documento auxiliar da NFe – nota Fiscal eletrônica, é uma representação impressa simplificada do arquivo magnético (XML), que obedece ao leiaute estabelecido pelo Manual de Integração Contribuinte – NFe. A DANFE é um documento auxiliar impresso em papel com os objetivos de:

1. Acompanhar a operação das mercadorias e itens;
2. Comprovação de entrega das mercadorias, via assinatura do canhoto;
3. Auxiliar na escrituração da NFe pelo destinatário.
4. Obrigatoriedade no trânsito das mercadorias ou para facilitar a consulta da NFe;
5. Impressão permitida apenas após concessão da NFe;
6. Caso o destinatário não seja credenciado para emitir NFe, a escrituração poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE;
7. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NFe pelo prazo prescricional;
8. O destinatário deverá sempre verificar a autenticidade da NFe e a existência de autorização de uso.

Qual a importância da DANFE?

É importante, considerar que a DANFE – Documento auxiliar eletrônico, não substitui a guarda do XML (arquivo magnético) que trata a NFe. A DANFE é uma ferramenta auxiliar para consultar a NFe, que através da chave de acesso permite que o destinatário possa confirmar, através da página da Sefaz -Secretaria da Fazenda Estadual, ou da Receita Federal do Brasil, a existência de uma NFe que tenha sido autorizada para circulação da operação.

A autorização de recepção, feita pela Sefaz, será formalizada através do número de protocolo, o qual deverá ser impresso na DANFE, exceto nas hipóteses previstas para o caso de contingência (problemas sistêmicos), conforme inciso III da cláusula sétima e décima do Ajuste Sinief nº 7/2005.

A DANFE deverá ser impressa, pelo emitente da NFe, antes da operação quanto a circulação da mercadoria. Respeitada essa condição, a Danfe poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações acessórias tributárias.

Devem manter a NFe – nota fiscal eletrônica, em arquivo digital (XML), sob a guarda e responsabilidade do emitente e o destinatário, o prazo de 5 anos conforme prevê o artigo 174 do Código Tributário Nacional, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. Antes da concessão do fisco para uso da NFe, o próprio fisco analisará no mínimo, os seguintes elementos:

• Regularidade Fiscal do emitente;
• Credenciamento do emitente por emissão da NFe;
• Autoria da assinatura do arquivo digital da NFe;
• Integridade do arquivo digital da NFe;
• Observância ao   layout   do   arquivo   estabelecido   no   Manual   de Integração-Contribuinte.

Se você ainda estiver alguma dúvida sobre este assunto, encaminhe a sua pergunta para o e-mail [email protected], entraremos em contato para esclarecer com ajuda da autora.

Sobre a Autora:
Graziella Santos @graziella.sr
Autora certificada, é especialista na área fiscal/tributária, pós graduada em Gestão tributária e Direito Tributário. Empresária e sócia da SerfisCont Consultoria Empresarial, com 12 anos de experiência em rotinas fiscais e gestão tributária.Reconhecida por ser fundadora do movimento “Fiscal na Real”, criado para compartilhar e conectar com pessoas da área fiscal e áreas correlacionadas. Desafia aos membros e alunos do projeto todos os dias, para que cada um possa ser o profissional que faz a diferença.