Sabemos muito bem que o sistema de processos fiscais do nosso país é extremamente complexo, certo? De maneira sucinta, podemos dizer que possuímos um dos programas de obrigações tributárias mais burocráticos do mundo. Segundo um estudo do Banco Mundial, as empresas brasileiras utilizam em média cerca de 1.500 horas por ano para apurar, declarar e […]
Sabemos muito bem que o sistema de processos fiscais do nosso país é extremamente complexo, certo? De maneira sucinta, podemos dizer que possuímos um dos programas de obrigações tributárias mais burocráticos do mundo.
Segundo um estudo do Banco Mundial, as empresas brasileiras utilizam em média cerca de 1.500 horas por ano para apurar, declarar e pagar impostos. Sendo assim, cumprir com prazos e com a organização de documentos de ordenação financeira leva muitas horas de trabalho.
As empresas, além de terem que lidar com inúmeros impostos de legislações específicas, também cumprem com as obrigações tributárias acessórias, prestando uma série de informações fiscais periodicamente.
Com isso, é preciso agilidade para conseguir realizar as análises de dados, organizar as documentações e para fazer os cálculos dos tributos – especialmente para ter um resultado efetivo, rápido e escalável no crescimento da empresa.
Sendo assim, a otimização de processos fiscais é extremamente necessária para uma gestão empresarial estratégica. Essa otimização busca meios de economizar tempo e recursos, sendo prioridade dos empreendedores.
Quer saber mais sobre a otimização dos processos fiscais e tributários? Nós separamos 7 estratégias que irão te ajudar na organização da sua empresa. Continue o texto e confira, boa leitura!
A importância da otimização de processos fiscais e tributários
É essencial para um negócio ter uma organização fiscal-tributária para sua gestão. Afinal, as empresas precisam lidar com todos os compromissos tributários, e por conta disso, quanto mais simplificado for o fluxo de processos, melhor. Com isso, surgiu a necessidade de otimização.
A otimização de processos mostrou-se eficiente ao assegurar a conformidade legal e ao aprimorar a administração financeira. Afinal, ela cria condições por meio de estratégias que selecionem as alternativas mais adequadas para o seu objetivo.
Com ela, é possível realizar uma gestão fiscal muito eficiente para seu negócio, garantindo não só que sua empresa esteja em conformidade com as leis tributárias mas também aumentando lucros e reduzindo riscos financeiros.
E é por isso que a otimização é tão relevante. Ela mapeia as atividades da área contábil e administrativa de sua empresa, para que assim possa reduzir custos, e consequentemente, aumentar a produtividade.
Como otimizar processos fiscais e tributários?
Como dito antes, os processos fiscais são divididos em dois aspectos: obrigações principais e obrigações acessórias.
As obrigações principais correspondem ao cumprimento do pagamento de impostos, taxas e contribuições. Já as obrigações acessórias dizem respeito ao envio das declarações, demonstrativos e relatórios ao governo sobre as atividades da empresa.
Sendo assim, além de pagar os devidos tributos, as empresas precisam comprovar que os pagamentos foram efetuados dentro das conformidades legais, a partir de declarações acessórias.
E para isso ser feito adequadamente, é necessário seguir algumas práticas, sendo elas:
- Organização: Manter documentos fiscais, notas, comprovantes e contratos de forma organizada e com fácil acesso.
- Detalhamento: Lançar registros de todas as transações financeiras realizadas de forma detalhada e precisa.
- Planejamento: Manter o cumprimento de prazos para evitar problemas como juros e multas.
- Conhecimento: Ter conhecimento da legislação e suas regulamentações fiscais, assim como suas atualizações periódicas.
Seguindo essas dicas, você consegue ter mais controle dos processos. Dessa forma, você diminui a probabilidade de erros, aumenta a eficiência da qualidade de trabalho e consegue reduzir custos.
Entretanto, existem formas que podem simplificar ainda mais essa organização. E para te ajudar, elaboramos 7 dicas estratégicas para que você possa implementar em sua empresa, conseguindo otimizar os processos fiscais e tributários. Veja a seguir:
7 estratégias para otimização de processos fiscais e tributários
- Faça um mapeamento dos processos
Realizar um mapeamento é uma etapa essencial na otimização dos processos fiscais. Reúna-se com sua equipe para que juntos vocês definam as tarefas, sintetizem o planejamento e dividam o que cada um deve fazer.
Para isso, é necessário entender quais processos estão sendo elaborados e suas devidas funções. Organize quais atividades são necessárias, quem irá trabalhar com elas e seus pontos principais.
Dessa forma, torna-se mais fácil que o gestor consiga visualizar cada parte do processo, já que suas etapas estão organizadas e registradas de forma clara e objetiva.
O mapeamento é uma ferramenta indispensável, e que irá te auxiliar para que você consiga enxergar as necessidades, busque demandas, selecione as prioridades e identifique problemas antecipadamente de forma agilizada, rápida e organizada.
- Capacite sua equipe
Investir na capacitação de sua equipe também faz parte do aprimoramento da otimização dos processos do seu negócio. Afinal, um time preparado está apto para lidar com desafios e cenários complexos dentro da empresa.
Para isso, ofereça treinamentos regulares para que sua equipe. Dessa forma, ela sempre estará alinhada com as atualizações fiscais e com as mudanças na legislação.
Investir na especialização de seus profissionais irá agregar muito valor em seu negócio, pois trabalhar com uma equipe prontamente qualificada resulta na maximização de produtividade, e consequentemente, de resultados.
- Aprenda a delegar funções
Otimizar processos fiscais e contábeis não é uma tarefa simples. Para um bom desempenho, é necessário a ajuda de outros profissionais.
Apenas um único gestor não é capaz de abraçar todas as funções e conseguir resultados 100% eficientes sozinho. Por isso, é necessário aprender a delegar funções. Tenha com você uma equipe contábil qualificada para te auxiliar, assim é possível atribuir e dividir as tarefas para cada um.
Dessa forma, você consegue acompanhar e monitorar o desempenho das etapas do processo que foi designada a cada profissional, tendo como resultado um trabalho mais ágil, organizado e com menor taxa de erros.
- Crie um calendário fiscal
Um calendário fiscal é uma ferramenta precisa e muito útil para que você mantenha a organização e a pontualidade no cumprimento das obrigações tributárias. Nele deve incluir datas de pagamentos, declarações e quaisquer outros eventos relevantes para o planejamento de seu negócio.
Ele deve ser elaborado e compartilhado junto de sua equipe, para que assim todos os profissionais que trabalham na área fiscal possam estabelecer seus deveres e prioridades de forma simples e alinhada.
Essa estratégia fornece uma visão completa do cenário de responsabilidades fiscais, evitando os atrasos, multas e juros, e possibilitando assim, um planejamento prévio das prestações de contas da empresa.
- Faça uma organização periódica
A organização periódica é essencial para sua otimização de processos. Por isso é tão importante fazer a análise regular de sua empresa. Atente-se sempre nesses 3 quesitos essenciais:
- Informação: Mantenha-se sempre informado sobre possíveis mudanças na área contábil para seguir as demandas e necessidades tributárias dentro das conformidades legais.
- Monitoramento: Procure realizar auditorias regularmente para revisar as etapas de todos os processos fiscais da empresa.
- Backups: Sempre faça backups e salvamentos para manter informações, comprovantes e históricos de transações financeiras registradas.
Dessa forma, você assegura que sua empresa esteja seguindo com as obrigações fiscais-tributárias de forma correta e legal perante as leis.
- Cumpra as normas de compliance
Os processos fiscais são suscetíveis a erros. Por isso que, na otimização, você deve se preocupar com a segurança de dados e com a conformidade da legislação.
Cumprir rigorosamente as normas de compliance é necessário para evitar riscos e garantir a integridade das operações. Para isso, é necessário construir uma política de regras e diretrizes para se seguir dentro da empresa.
Realize procedimentos internos no seu negócio, em alinhamento com as regulamentações. Também é importante monitorar periodicamente esses processos. Assim, você assegura que a empresa está atuando dentro das conformidades legais.
- Procure uma consultoria especializada
Para otimizar os processos fiscais, procurar uma consultoria de assuntos fiscais também é uma estratégia muito eficaz para a organização e planejamento dentro do seu negócio.
A consultoria pode te auxiliar na interpretação das complexidades fiscais, orientando e direcionando através de profissionais qualificados e especializados. Isso contribui para que a empresa cumpra rigorosamente com os compromissos de obrigatoriedade tributária e reduza as probabilidades de multas e juros.
Invista na automação de processos
Agora você já sabe as 7 estratégias fundamentais para a otimização de processos para sua empresa e como implementá-las em seu negócio de maneira eficaz.
Porém, preparamos uma dica bônus para você e que fará toda a diferença na otimização dos seus processos fiscais-tributários: você pode potencializar seus resultados utilizando a automação.
Com a aplicação da tecnologia, é possível tornar as tarefas fiscais repetitivas e rotineiras, automáticas dentro da empresa. Com sua agilidade, é possível cumprir mais tarefas em menos tempo, reduzindo a probabilidade de erros humanos que são muito suscetíveis dentro dos processos.
Trata-se de uma ferramenta muito eficiente. Com o auxílio de sistemas de softwares, é possível agilizar cálculos e organizar relatórios de maneira fácil e eficiente.
Um sistema de automação permite o aumento de produtividade e maior precisão com o compartilhamento de documentos e arquivos de maneira simples e rápida – evitando falhas e otimizando recursos da empresa. Confira alguns dos benefícios da automação:
- Agiliza o tempo de trabalho de sua equipe, dando enfoque para tarefas práticas que exigem o trabalho de seus profissionais.
- Diminui gastos com multas e juros decorrentes da falha no planejamento.
- Possibilita que os documentos, contratos e notas da empresa sejam organizadas de maneira muito mais fácil e eficaz.
- Facilita a rotina dos departamentos da empresa por conta da organização e fácil acesso a relatórios dentro da ferramenta.
- Permite que dados necessários sejam acessados facilmente com agilidade.
- Promove agilidade em cálculos de impostos, nas conciliações contábeis e na emissão de notas.
- Reduz as probabilidades de erros aumentando a eficiência operacional.
- Acompanha automaticamente as atualizações nas regulamentações fiscais, mantendo-se sempre em conformidade legal.
A Flux-it atua para simplificar e inovar o cenário empresarial em relação aos compromissos fiscais-tributários!
A Flux-it é a solução ideal para você automatizar processos tributários. Juntamente com a carteira digital corporativa do Banco Útil, sua empresa ganha mais eficiência nas operações financeiras.
As soluções da Flux-It permitem que você realize o pagamento de tributos e contas de forma automática, emitindo todas as guias tributárias federais, estaduais e municipais. Dessa forma, você garante o compliance do seu setor, reduz custos e mantém sua equipe trabalhando com o foco no negócio.
Nossos consultores são 100% qualificados em ajudar sua empresa em todas as fases de um projeto fiscal, como:
- Mapeamento do processo, identificação da origem das informações e melhor forma para integração dos sistemas;
- Desenvolvimento de integrações necessárias;
- Implementação, instalação e configuração de softwares fiscais;
Quer saber mais sobre a Flux-it e conhecer nossos serviços? Confira nosso site e inove no seu departamento fiscal, contábil e financeiro!
