Os líderes de todas as áreas estão investindo em automação. Afinal, quando bem executada, a automação pode resultar em reduções de custos, ganhos de eficiência e maior precisão. Neste sentido, o software fiscal ocupa um papel cada vez mais relevante dentro das organizações. Não é novidade que os processos manuais estão ficando no passado, certo? […]
Os líderes de todas as áreas estão investindo em automação. Afinal, quando bem executada, a automação pode resultar em reduções de custos, ganhos de eficiência e maior precisão. Neste sentido, o software fiscal ocupa um papel cada vez mais relevante dentro das organizações.
Não é novidade que os processos manuais estão ficando no passado, certo? Para o setor fiscal e financeiro isso não é diferente. Diversas atividades podem ser automatizadas para que os profissionais usem o seu tempo em rotinas mais estratégicas.
Mas como você pode tirar todo o valor de um software fiscal? Descubra ao longo deste artigo!
O que é software fiscal?
Vamos começar pelo básico: afinal, o que é um software fiscal?
Trata-se de um programa digital projetado para ajudar empresas e profissionais no gerenciamento de diversas atividades – desde o gerenciamento de dados financeiros até a emissão de guias tributárias e a criação de relatórios contábeis.
Na prática, um software fiscal pode automatizar uma série de tarefas contábeis, fiscais e financeiras – como registro de transações financeiras, cálculo de impostos e geração de guias. Isso tudo pode ser integrado a soluções para o processamento de pagamentos, tornando o fluxo simplificado e preciso.
É importante ressaltar que um software fiscal pode ser usado por empresas de todos os formatos e tamanhos, desde empresários individuais até grandes corporações. Além disso, suas funcionalidades podem ser customizadas para atender às necessidades específicas de cada negócio.
Os benefícios do software fiscal
1. Automatize seus processos
O software fiscal pode automatizar várias tarefas rotineiras que, de outra forma, consumiriam muito tempo quando feitas manualmente.
Coisas como importação de dados, escrituração contábil, folha de pagamento, relatórios financeiros, faturamento e lembretes de pagamento podem ser tratadas de forma eficaz por meio da automação. Assim, tarefas que demandavam tempo se tornam muito mais fáceis e rápidas de processar.
2. Seja mais organizado
Ao lidar com tantas tarefas diferentes ao mesmo tempo, é fácil perder o controle ou perder coisas como recibos ou faturas.
Porém, digitalizar os seus processos e armazenar dados em um local seguro permite que as informações fiquem organizadas de forma segura para que possam ser acessadas posteriormente e revistas, reimpressas e reenviadas, se necessário.
3. Minimize erros
Todos nós cometemos erros. Mas um erro relacionado a exigências fiscais pode ser uma experiência dispendiosa e gerar muito estresse, não é?
Quando você combina trabalho sob pressão com processamento de números e cálculos complexos, é fácil ficar mais sujeito a erros.
Alguns dos erros mais comuns incluem:
- Erros de entrada de dados: por exemplo, quando um valor é inserido incorretamente no momento de emitir uma guia tributária
- Duplicação: uma guia é emitida e/ou paga duas vezes
- Omissão: a transação acontece, mas o imposto não é recolhido
No entanto, o software fiscal pode contornar completamente muitos desses erros, resultando em processos mais precisos e organizados.
4. Digitalize e agilize a sua faturação
A criação de faturas pode ser outra tarefa demorada. Conforme mencionado anteriormente, faturas e recibos em papel podem ser facilmente perdidos.
O software fiscal permite não apenas redigir suas faturas em um modelo profissional e personalizável, mas também agendá-las e automatizá-las. Isso pode economizar muito tempo ao enviar grandes volumes ou solicitar pagamentos regulares de seus clientes.
Sem mencionar que elimina os custos associados e a administração de ter que publicá-los fisicamente por correio. Muitas vezes, isso é mais fácil de gerenciar não apenas para você e sua equipe, mas também para o cliente que recebe a fatura.
5. Mantenha-se atualizado sobre a conformidade fiscal e as declarações
Gerenciar inúmeros tributos que devem ser pagos todos os meses pode ser uma tarefa desafiadora, não é? Mas o software fiscal pode ajudar a aliviar significativamente a carga quando se trata de cumprir todas as obrigações.
Graças a uma combinação de recursos automatizados e ferramentas integradas, o processo de preparação de impostos é muito mais simples. Com poucos cliques é possível garantir o cálculo dos tributos, emissão das guias e realização dos pagamentos dentro da data de vencimento.
6. Mantenha os dados seguros
Um software fiscal hospedado na nuvem geralmente incorpora criptografia de dados e backups automáticos regulares, garantindo que seus dados nunca sejam perdidos. Isso lhe dá a tranquilidade de saber que seus dados estão completamente seguros em todos os momentos e, independentemente das falhas técnicas que você possa enfrentar, seus dados nunca poderão ser apagados.
Isso se mostra muito mais confiável do que planilhas, que podem estar sujeitas a travamentos, e sistemas de desktop, que às vezes podem demorar para serem atualizados.
7. Reduza seus custos
Minimizar a necessidade de trabalho manual não apenas libera qualquer necessidade de profissionais adicionais, mas também permite que você ou sua equipe se concentrem em áreas mais valiosas do negócio que, de outra forma, poderiam ser negligenciadas.
Além disso, ter informações em tempo real sobre suas informações financeiras e fiscais pode ajudá-lo a identificar mais rapidamente possíveis erros dispendiosos antes que eles surjam, bem como detectar melhorias em termos de produtividade e eficiência – tudo isso pode ajudar a aumentar os lucros e reduzir custos desnecessários.
8. Facilite a colaboração
Com mais pessoas trabalhando em casa, torna-se cada vez mais importante trabalhar de forma mais colaborativa. Isso é muito mais fácil de conseguir com um software do que por meio de uma planilha, por exemplo.
Todos os profissionais podem visualizar dados em tempo real em um só lugar. Além disso, você pode facilmente fazer upload de seus documentos, enviar faturas, importar transações bancárias e compartilhar dados com segurança.
Como escolher um software fiscal?
Já vimos as principais características e benefícios de um software fiscal. Mas como escolher a melhor opção para a sua empresa?
Na hora de escolher o software certo para sua empresa, você deve considerar aspectos como:
- Seu orçamento. Um bom ponto de partida é considerar quanto você gostaria de gastar. Você quer um software fiscal barato que cuide das tarefas mais básicas? Ou você pode ampliar seu orçamento para incluir software com recursos mais avançados?
- Recursos. O que você gostaria predominantemente de alcançar com seu software fiscal? Por exemplo, quais atividades você deseja automatizar? Crie uma lista dos recursos essenciais que você possa consultar e fazer comparações durante sua pesquisa.
- Usabilidade. Você prefere um software fiscal online hospedado na nuvem? Ou um que você possa instalar em sua área de trabalho? Considere se você precisa acessá-lo de um dispositivo móvel ou talvez no modo offline. E quantas pessoas precisarão acessar o software?
O software que você escolher dependerá, em última análise, dos requisitos específicos do seu negócio. Determinar as respostas a essas perguntas ajudará a tornar sua decisão muito mais fácil.
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É possível realizar a tarefa de emissão e pagamento de todas as guias de tributos de maneira automática, evitando a interferência humana no processo. Isso garante que o valor apurado, será o mesmo na guia emitida e posteriormente paga.
Veja só as vantagens da automação dos tributos:
- Software na nuvem (SaaS)
- Implementação rápida em até 7 dias
- Respeito total a LGPD
- Integração via API ou FTP
- Perfis de acesso sem intervenção humana
- Suporte humanizado
- Emitir e pagar GNRE automaticamente
Guias por apuração e guias por operação
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Texto escrito por Vinícius Macedo Silva.
