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RPA Fiscal – Pagamento de Tributos

10 maio

Você sabe o que é RPA Fiscal – Pagamento de Tributos? Todos sabemos o quão complexo é a rotina do departamento fiscal. Em empresas de médio e grande porte há sempre um departamento inteiro focado diariamente em atividades para garantir o cumprimento das obrigações fiscais.
Entrando mais no detalhe de cada atividade exercida pela equipe, podemos destacar:

  1. Emissão e recebimento de documentos fiscais;
  2. Fechamento e apuração de impostos;
  3. Emissão das respectivas guias e pagamento dos tributos;
  4. Fechamento dos livros fiscais (SPED);

Mas, por que é tão complicado assim esse departamento?

Podemos destacar que o Brasil é considerado o pais mais burocrático para se ter um negócio, segundo a pesquisa divulgada pelo World Bank em 2017. São gastos em média 2038 horas só para poder pagar os impostos. Isso implica diretamente nas tarefas executadas pelo departamento fiscal.

Além disso no Brasil, segundo o IBPT, são editadas cerca de 800 normas por dia, dentre todas as normas editadas 363.779 referem-se à matérias tributárias, o que representa mais de 1,88 normas tributárias por hora em um único dia útil.

Mas por que estou falando tudo isso? Simples vamos apresentar o RPA Fiscal – Pagamento de tributos, que foi desenvolvido pelo Dootax.

O que é RPA Fiscal?

Em simples palavras RPA significa Robotic Process Automation, que em tradução simples é a automação de processos através da robotização. RPA Fiscal é focar essa robotização para solucionar problemas do dia a dia do departamento fiscal. Maiores detalhes sobre RPA Fiscal podem ser conferidos no próprio site da Dootax.

_ Quer dizer então que um robô fará o trabalho de todo um departamento? 

Não! A robotização, em via de regra, foca especificamente em substituir o trabalho humano em processos repetitivos e de baixo valor agregado. Ou seja, aquele processo onde a pessoa tem que abrir diferentes planilhas ou preencher informações de um lugar em outro apenas para atualizar dados. Esse processo sem dúvida alguma pode ser robotizado.

RPA Fiscal – Pagamento de tributos

Com o conceito em mente sobre o que é a robotização e onde ela pode ser empregada, vamos falar especificamente sobre o processo nº 3 destacado acima sobre as atividades do departamento fiscal, a “Emissão das respectivas guias e pagamento dos tributos”.

O processo para emissão das guias de tributos na maioria das empresas atualmente é um processo manual que pode ser destacado pelos passos abaixo:

  1. Escrituração de todas as notas recebidas e emitidas;
  2. Faz-se, então, o cálculo dos tributos a pagar, normalmente com a ajuda do ERP ou de um software fiscal;
  3. Com o cálculo em mãos de cada tributo, o funcionário deve acessar cada respectivo site para cada tributo;
    • RFB para tributos federais
    • SEFAZ para cada tributo estadual
    • Prefeitura para os tributos municipais
  4. Em cada site, deve então digitar manualmente todas as informações da empresa e dos valores apurados;
  5. Após a digitação manual de todas as informações irá gerar o código de barras;
  6. Com a guia emitida, é hora de encaminhar para o departamento financeiro:
    • Pode ser através do ERP pelo Contas a Pagar;
    • Ou manualmente com a impressão da guia;
  7. O departamento financeiro realiza então o pagamento de cada guia;
  8. O time fiscal, por sua vez, deve armazenar esse comprovante junto da guia, pelo prazo legal exigido.

Invariavelmente todas as empresas realizam esse procedimento descrito acima. Agora, veja bem, se esse é um processo comum e repetitivo, ele se encaixa muito bem em um processo que pode ser robotizado, certo?

Robotização feita pelo DOODoc – Pagamento de Tributos

Vamos falar especificamente, como funciona a automação de emissão e pagamento de tributos que foi desenvolvido pelo Dootax. Onde em curtas palavras, ele automatiza o processo descrito acima através do RPA Fiscal.

  • Com a apuração feita pelo ERP ou software fiscal;
  • É realizado, então, a integração com o Dootax, seja por API, por FTP/sFTP ou até por upload manual de arquivo;
  • Após os dados serem importados pelo sistema, faz a comunicação com cada órgão e realiza a emissão da guia;
  • O departamento financeiro então recebe a notificação que existem guias pendentes de pagamento e através da ferramenta já consegue realizar a aprovação ou encaminhar para dentro do ERP para que siga o Workflow padrão;
  • Após a guia ser efetivamente paga, com o retorno bancário ela é atualizada no sistema e permanece em um único local pelo prazo legal definido.

Isso parece uma ótima solução, não é? Com uma única aplicação conseguimos alcançar o compliance fiscal para emissão e pagamento de tributos.

Quais vantagens tem o RPA Fiscal – Pagamento de Tributos?

No blog do Dootax é possível ver as 10 razões para adquirir o RPA Fiscal – Pagamento de tributos, vamos destacar aqui também todas essas vantagens:

  • Evita falhas humanas – pois o processo é totalmente integrado e automático. Com isso garantimos que o valor efetivamente apurado é o mesmo da guia a ser emitida;
  • Cálculo automático de multa e Juros – Se uma guia estiver vencida, o cálculo é feito automaticamente;
  • Centralização das informações em uma única plataforma – em uma eventual fiscalização, todas as guias pagas estão com autenticação bancária em um único local;
  • Integração com o ERP ou com o software fiscal – assim que finalizar a apuração dos impostos os valores são transmitidos para o DOODoc – Pagamento de tributos, evitando assim transferências manuais de arquivos ou digitação de valores;
  • Acesso ao departamento financeiro – Não é mais necessário encaminhar nem digitar nada manualmente, nunca mais;
  • Agilidade no processo – os robôs conseguem acessar diversos sites simultaneamente para emissão das guias;
  • Escalável – Se sua empresa abrir uma nova filial ou aumentar muito a operação isso não tem impacto nenhum para os robôs.
  • Recursos humanos focados em atividades de maior valor estratégico – os processos repetitivos afetam e muito na motivação dos funcionários, que além de ser um trabalho exaustivo exige muita atenção para garantir que todas as informações foram efetivamente corretas para o seu destino;
  • Sistema na nuvem – o DOODoc é um sistema web e hospedado na nuvem, isso evita que seja instalados novos softwares nos computadores ou na infraestrutura da empresa, como o SiCalc e outros softwares do governo;
  • Baixo custo com treinamento – Com uma interface simples e intuitiva, é muito simples para que cada pessoa já consiga facilmente usar o software sem nenhum treinamento;

E aí, gostou de como o RPA Fiscal – Pagamento de tributos pode ajudar sua empresa? Entre em contato! A Flux-IT é um canal homologado para implementação e consultoria em todas as soluções Dootax. Veja aqui nossa página explicativa sobre o Pagamento de Tributos.

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